Klauzula informacyjna RODO

Współadministratorzy danych

Twoimi danymi osobowymi zbieranymi w serwisie instytutochronyreputacji.pl współadministrują dwa podmioty, które wspólnie ustalają cele i sposoby ich przetwarzania:

Ubi Leones Jan Borowiec, ul. Walecznych 17/11, 03-916 Warszawa, NIP 9462509234;

Mediverto Ewelina Pasternak, ul. Puławska 483/1, 02-844 Warszawa, NIP 7542746828.

Oba podmioty prowadzą wspólnie przedsięwzięcie występujące pod nazwą Instytut Ochrony Reputacji.

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz się z nami skontaktować pod adresem kontakt@instytutochronyreputacji.pl. Jest to wspólny punkt kontaktowy obu współadministratorów — wystarczy jedno zgłoszenie, nie trzeba pisać do każdego z osobna. Możesz też napisać pisemnie na adres dowolnego z nich.

Współadministrowanie — sedno uzgodnień

Zgodnie z art. 26 ust. 1 RODO zawarliśmy uzgodnienie określające zakres odpowiedzialności każdego z nas za wykonanie obowiązków wynikających z rozporządzenia. Poniżej publikujemy jego zasadniczą treść, do czego zobowiązuje nas art. 26 ust. 2 RODO.

Za spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane dotyczą — czyli za treść i udostępnienie tej klauzuli — odpowiada Ubi Leones Jan Borowiec.

Wspólny punkt kontaktowy w sprawach ochrony danych stanowi adres kontakt@instytutochronyreputacji.pl. Zgłoszenia, które na niego wpływają, obsługujemy wspólnie, niezależnie od tego, którego z nas dotyczy sprawa.

Za zapewnienie bezpieczeństwa danych, prowadzenie rejestru czynności przetwarzania oraz relacje z podmiotami przetwarzającymi (dostawca hostingu, dostawca poczty, dostawca narzędzia statystyk) odpowiadamy wspólnie.

Za obsługę korespondencji i spraw prowadzonych w następstwie Twojego zgłoszenia odpowiada ten z nas, który daną sprawę prowadzi.

Niezależnie od treści uzgodnienia możesz wykonywać przysługujące Ci prawa wobec każdego z współadministratorów z osobna (art. 26 ust. 3 RODO). Nie musisz ustalać, który z nas odpowiada za dany etap przetwarzania.

Jakie dane zbieramy

Formularz kontaktowy: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (podanie nieobowiązkowe) oraz treść wiadomości.

Diagnoza ryzyka: adres e-mail podany w celu otrzymania wyniku oraz odpowiedzi udzielone w ankiecie (dziesięć ocen w skali od 1 do 5) wraz z wyliczonym na ich podstawie wynikiem. Odpowiedzi są nam przekazywane po to, aby przygotować interpretację wyniku i wskazać obszary wymagające wzmocnienia. Ankieta nie pyta o dane identyfikujące inne niż podany adres e-mail.

Logi serwera: adres IP, data i godzina zapytania, adres żądanej strony oraz informacje o przeglądarce i systemie. Zapisuje je dostawca hostingu przy okazji obsługi każdego połączenia; my nie mamy do nich dostępu i nie prowadzimy na ich podstawie żadnych analiz.

Statystyki odwiedzin: dane o korzystaniu z serwisu zbierane za Twoją zgodą przez narzędzie Google Analytics 4 — otwierane podstrony, czas i źródło wizyty, rodzaj urządzenia i przeglądarki oraz przybliżona lokalizacja ustalana na podstawie adresu IP. Szczegóły, łącznie z nazwami i okresem przechowywania plików, opisuje polityka cookies.

Serwis nie zbiera danych szczególnych kategorii ani danych dotyczących wyroków skazujących. Prosimy o nieprzesyłanie takich informacji w treści wiadomości.

Cele i podstawy prawne przetwarzania

Odpowiedź na zapytanie przesłane formularzem kontaktowym — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy), a gdy zapytanie nie zmierza do zawarcia umowy — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji).

Przesłanie wyniku diagnozy ryzyka na wskazany adres e-mail, wraz z interpretacją opartą na udzielonych odpowiedziach — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda). Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu oraz obsługa logów serwera — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes).

Prowadzenie statystyk odwiedzin serwisu — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda wyrażona w banerze). Szczegóły opisuje polityka cookies.

Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Jak długo przechowujemy dane

Dane z formularza kontaktowego przechowujemy tak długo, jak jest to potrzebne do obsługi sprawy, której dotyczy korespondencja, a następnie do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń. Kopia zgłoszenia pozostaje w panelu obsługi formularzy u dostawcy hostingu do czasu, aż ją stamtąd usuniemy — panel nie kasuje zgłoszeń samoczynnie.

Adres e-mail oraz odpowiedzi i wynik diagnozy ryzyka przechowujemy do czasu wycofania zgody. Dane te znajdują się w panelu obsługi formularzy u dostawcy hostingu oraz w prowadzonej z Tobą korespondencji e-mail — serwis nie prowadzi ich odrębnej bazy. Również tutaj kopia w panelu pozostaje do czasu, aż ją stamtąd usuniemy.

Dane zbierane przez pliki analityczne przechowujemy do czasu wycofania zgody lub upływu okresu życia tych plików, wskazanego w polityce cookies.

Logów serwera nie przechowujemy — zapisuje je i usuwa dostawca hostingu we własnych celach technicznych i bezpieczeństwa, w terminach wynikających z jego polityki. Nie mamy do nich dostępu i nie możemy wpływać na okres ich przechowywania.

Odbiorcy danych

Odbiorcami danych są podmioty, które przetwarzają je na nasze zlecenie: dostawca hostingu serwisu wraz z obsługą formularzy (Netlify, Inc.), operator skrzynki pocztowej kontakt@instytutochronyreputacji.pl — LH.pl Sp. z o.o., Pl. Wolności 6/4, 61-738 Poznań, KRS 0000503852, NIP 7831711517 — dostawca narzędzia statystyk odwiedzin Google Analytics 4, czyli Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia), oraz, w razie potrzeby, doradcy prawni i podmioty świadczące dla nas obsługę informatyczną.

Każdy z współadministratorów ma dostęp do danych zbieranych w serwisie w zakresie niezbędnym do prowadzenia wspólnego przedsięwzięcia. Przekazanie danych między współadministratorami nie jest udostępnieniem ich podmiotowi trzeciemu.

Danych nie sprzedajemy ani nie udostępniamy w celach marketingowych podmiotom trzecim.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dostawca hostingu, Netlify, Inc., ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, co oznacza, że dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu oraz treść przesłanych formularzy są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Netlify, Inc. przystąpił do EU-U.S. Data Privacy Framework i poświadczył przestrzeganie jego zasad wobec Departamentu Handlu Stanów Zjednoczonych, a niezależnie od tego stosuje standardowe klauzule umowne przyjęte decyzją wykonawczą Komisji Europejskiej 2021/914.

Dostawcą narzędzia statystyk odwiedzin jest podmiot z siedzibą w Irlandii (Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia)), należący do grupy kapitałowej z siedzibą w Stanach Zjednoczonych, do której dane mogą być przekazywane. Google LLC poświadczył przestrzeganie zasad EU-U.S. Data Privacy Framework, a w zakresie nieobjętym decyzją o odpowiednim stopniu ochrony stosuje standardowe klauzule umowne.

Uczestnictwo obu dostawców w Data Privacy Framework można sprawdzić na liście prowadzonej pod adresem dataprivacyframework.gov. Skorzystanie z przysługujących Ci praw wobec tych podmiotów opisują ich własne polityki prywatności.

Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie.

W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody masz prawo wycofać ją w każdej chwili.

Aby skorzystać ze swoich praw, napisz na adres kontakt@instytutochronyreputacji.pl. Możesz je wykonywać wobec każdego z współadministratorów z osobna — jedno zgłoszenie na wspólny adres wystarczy, aby objęło obu.

Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne, aby otrzymać odpowiedź na zapytanie lub wynik diagnozy. Podanie numeru telefonu w formularzu kontaktowym jest nieobowiązkowe.

Automatyczne podejmowanie decyzji

Twoje dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, wywołującego wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływającego. Statystyki odwiedzin analizujemy wyłącznie zbiorczo. Wynik diagnozy ryzyka jest wyliczany automatycznie jako średnia Twoich odpowiedzi, ma charakter wyłącznie orientacyjny i nie wywołuje wobec Ciebie żadnych skutków prawnych.

Zmiany klauzuli

Klauzulę aktualizujemy, gdy zmienia się zakres lub sposób przetwarzania danych. Data ostatniej aktualizacji znajduje się na początku dokumentu.